FAQ´s

Antworten zu den häufig gestellten Fragen über SepaHeld

Play Video about Video Tutorial zu Sepaheld

Brauchen Sie trotzdem weiterhin Hilfe? 

Zum aktuellen Zeitpunkt können wir leider keine kostenlose Testversion des SepaHelden anbieten. 

1. Melden Sie sich bei Lexoffice an und erstellen Sie eine Rechnung:

Füllen Sie die erforderlichen Kundenangaben sowie die Belegpositionen aus.

2. Schließen Sie nun Ihre Rechnung ab.
Ihr Kunde wird per Email über die Rechnung von Lexoffice informiert.


3. GoCardless legt Ihren neuen Kunden automatisch an.

Sobald Ihre Rechnung in lexoffice gespeichert bzw. versendet wurde, legt GoCardless dank SepaHeld automatisch diesen neuen Kunden in Ihrem GoCardless Dashboard an.


4. Ihr Kunde wird nun per E-Mail informiert,
dass ein Sepa-Mandat angefordert wurde:


5. Bestätigtes Mandat:
Sobald das Lastschriftmandat vom Kunden bestätigt wurde, wird die Rechnung von Lexoffice an GoCardless übertragen.
Die Rechnung erscheint sowohl bei GoCardless, als auch bei SepaHeld in Ihrem Dashboard!

Außerdem wird Ihnen eine Bestätigungsemail zugesendet:

6. Aktualisierter Status:
Sobald die Rechnung durch SepaHeld für Sie eingezogen wurde, können Sie den aktualisierten Status in GoCardless und SepaHeld einsehen.

GoCardless:

SepaHeld:

7. Bezahlte Rechnung:
Schlussendlich finden Sie die vom Kunden bezahlte Rechnung in Ihrem Lexoffice Konto vor.

Unter dem Reiter „Finanzen“ & „Bank“ können Sie alle Transaktionen direkt einsehen!

Sie verbinden Ihr SepaHeld Konto ganz leicht mit Ihrem Lexoffice Account.
Klicken Sie dazu einfach in Ihrem Dashboard auf den Reiter „Lexoffice“ und danach auf „Verbinden“.

app.sepaheld.com/app

Sie verbinden Ihr SepaHeld Konto ganz leicht mit Ihrem GoCardless Account.
Klicken Sie dazu einfach in Ihrem Dashboard auf den Reiter „GoCardless“ und danach auf „Verbinden“.

app.sepaheld.com/app

Ihre Rechnungsadresse können Sie ganz einfach in Ihrem Profil ändern.
Klicken Sie dazu auf das Bearbeitungssymbol und aktualisieren Sie Ihre persönlichen Daten.

https://www.app.sepaheld.com/profile

Haben Sie Ihr Passwort vergessen? Kein Problem! 
Sie können ganz leicht ein neues Passwort anfordern. Klicken Sie dazu einfach auf der Login Seite auf den „Passwort vergessen“ Button und wir senden Ihnen ein Neues zu!

https://app.sepaheld.com/login

Möchten Sie eine bestehende Rechnung nachträglich ändern, müssen Sie folgende Schritte beachten:

1. Da die Rechnung nicht nachträglich verändert werden kann, müssen Sie die Rechnung in lexoffice stornieren und ein Duplikat erstellen, in welchem Sie die Änderungen vornehmen können.

Hierzu gehen Sie auf Belege, dann suchen Sie die betroffene Rechnung heraus und klicken auf die drei Punkte am Rand. Hier können Sie die Rechnung duplizieren. Öffnen Sie das Duplikat mit dem Stiftsymbol und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. 

 

Alternativ können Sie natürlich auch eine ganz neue Rechnung erstellen.

2. Um Ihr Mandat weiterhin von GoCardless ausführen zu lassen, müssen Sie die alte Rechnung in Ihrem GoCardless Account abbrechen. Gehen Sie dazu im Bereich „Kunden“ auf das entsprechende Mandat, das verändert werden muss.
Nun können Sie die Rechnung in GoCardless stornieren.

3. Die veränderte Lexoffice Rechnung wird daraufhin erneut in GoCardless übertragen und die alte Rechnung in GoCardless automatisiert storniert.

4. Haben Sie diese Schritte befolgt, wird Ihr Kunde eine Email mit den Änderungen von uns erhalten!

Falls der Sepaheld bereits eine Anforderung zur Erstellung eines Sepa-Mandates versendet hat, Ihr Kunde jedoch noch nicht darauf reagiert hat, können Sie ganz leicht das Mandat erneut einleiten und dem Kunden zukommen lassen.

Auf Ihrer SepaHeld Startseite finden Sie eine Box mit all Ihren bisher angeforderten Mandaten.

Klicken Sie auf das Sanduhr Symbol und schon kann ein Mandat erneuert werden.

Außerdem kann ein Mandat durch Klicken des Papierkorbes gelöscht werden. 

app.sepaheld.com/app

Sobald Sie dies getan haben, wird automatisch eine Email an den Rechnungsadressaten versendet, die ihn auffordert Ihr Mandat anzunehmen.

Auf Ihrer SepaHeld Startseite können Sie den Status Ihrer Rechnung ganz leicht einsehen. In der Rechnungsbox sehen Sie  den Bearbeitungsstatus all Ihrer bisherigen Mandate.

Die Sanduhr zeigt die Bearbeitung des Mandates an, während der Haken eine erfolgreiche Ausführung symbolisiert. 

app.sepaheld.com/app

Sobald Ihre erste Rechnung erfolgreich bei Ihrem Kunden eingezogen wurde, erstellt SepaHeld für Sie vollautomatisch ein Transferkonto in Ihrem Lexoffice Account. 

Dort werden Sie von nun an alle Buchungsvorschläge zu Ihren eingezogenen Rechnungen vorfinden, um diese in Lexoffice zu verbuchen. 

Stimmt Ihre Rechnungsadresse bei Lexoffice nicht mit der in GoCardless überein, kann kein Mandat ausgeführt werden.

Diese Fehlermeldung können Sie ganz leicht beheben:

1. Gehen Sie in Ihrem GoCardless Account auf den Reiter „Events“

2. Klicken Sie auf das Feld „Gläubiger“.

3. Gehen Sie nun auf das Feld „Bearbeiten“ und schon können Sie Ihre Adresse korrigieren.

Ihre in Auftrag gegebenen Rechnungen finden Sie ganz leicht in Ihrem GoCardless Konto.

Klicken Sie dazu einfach auf das Feld „Zahlungen“.

Dort finden Sie all Ihre bisherigen Mandate.

Sobald Sie SepaHeld mit Lexoffice und GoCardless verbunden haben können Sie alle zukünftigen Rechnungen, die mit Lexoffice erstellt werden, ganz einfach in Ihrem SepaHeld Dashboard einsehen. 

Beachten Sie: Rechnungen vor der Nutzung mit SepaHeld versendet wurden, werden nicht in das Dashboard übertragen!

Sie können ganz einfach und schnell eine Zahlungsbedingung Ihrer Wahl bei Lexoffice anlegen und diese dann bei SepaHeld aktivieren. Befolgen Sie dazu folgende Schritte:

1.Melden Sie sich mit Ihren Kontodaten bei Lexoffice an.

https://app.lexoffice.de/home?cid=lxlp

2.Erstellen Sie eine neue Rechnung

3.Klicken Sie im „Fußbereich“  bei Zahlungsbedingungen auf den Pfeil und schließlich auf „Zahlungsbedingungen verwalten“

4.Erstellen Sie schlussendlich Ihre individuelle Zahlungsbedingung (z.B. Lastschrift) – Diese darf max. 254 Zeichen lang sein. 

Ab 06.10.21 21:01 Uhr: Bei mehreren Zahlungszielen, z.B. „7 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto“ wird automatisiert zum früheren Zahlungsziel unter Beachtung des Skontos übertragen. Die Belastung findet zu diesem Datum oder alternativ zum nächst möglichen Einzugsdatum des Mandates statt.

Vor 6.10.21 21:00 Uhr: Bei mehreren Zahlungszielen wird jeweils das spätere berücksichtigt.

Um Ihre bei Lexoffice neu angelegte Zahlungsbedingung auch mit SepaHeld zu verbinden, gehen Sie dazu einfach wieder auf die Startseite Ihres SepaHeld Kontos.

Wählen Sie nun die gleiche Zahlungsbedingung in folgender Box:

Wichtig: Die Zahlungsbedingung von Lexoffice MUSS mit Sepaheld übereinstimmen, ansonsten kann kein Mandat in Auftrag gestellt werden!

**Achtung dies funktioniert nur bevor ein Mandat durch SepaHeld an den Kunden angefordert wurde!**

Schon bestehende Mandate von Unternehmen werden automatisiert zugeordnet insofern die Namen und der Ort in GoCardless und Lexoffice übereinstimmend sind. 

Bei natürlichen Personen sowie Einzelunternehmer ist dies jedoch aus regulatorischen Gründen nur möglich insofern eine eindeutige Zuordnung, wie beispielsweise die Lexoffice-Kontakt-id-Nr vorab zugeordnet wurde. 

Eine solche Zuordnung erfolgt durch händisches Eintragen in Ihrem GoCardless Account: 

1. Gehen Sie in Ihrem GoCardless Dashboard auf den Bereich „Kunden“ und klicken Sie auf den entsprechenden Klienten und das Feld „bearbeiten“.

2. Setzen Sie nun einen Haken bei „benutzerdefinierte Felder“

3. Falls schon vorhanden, wählen Sie nun „lexoffice_contact_id“ aus oder legen Sie dieses neue Feld an.

4. Gehen Sie nun auf den entsprechenden Kunden in Ihrem lexoffice Account. In dem url-link des Kunden finden Sie eine ID. Diese ID müssen Sie kopieren und in das Feld „Wert“ in GoCardless einfügen. 
Zu guter Letzt müssen Sie den Kunden aktualisieren. 

Wenn Sie Ihren Kunden zu einem spezifischen Fälligkeitsdatum eine Rechnung stellen und senden möchten, können Sie dies in wenigen Schritten in lexoffice erledigen. 

  1. Erstellen Sie eine Rechnung in lexoffice
  2. Gehen Sie in den „Fußbereich“, klicken Sie auf das Pfeil-Symbol neben dem Feld „Lastschrift“ um Ihre Zahlungsbedingungen zu verwalten

  3. Legen Sie nun eine neue Zahlungsbedingung an

  4. Wählen Sie nun einen beliebigen Zeitraum aus wann Ihre Rechnung über GoCardless eingezogen werden soll (s. Beispiel). 

Wenn Sie sich bei SepaHeld registrieren und das Onboarding erfolgreich durchgeführt haben, gelangen Sie zum Dashboard. Nach der Erstregistrierung werden Sie hier noch keinen Bericht oder eine Auflistung zu Ihren Rechnungen finden, da noch keine von Ihnen mit SepaHeld ausgeführt wurde.

Erst sobald Sie in Lexoffice eine Rechnung erstellt und gespeichert bzw. an den Kunden versendet haben, überträgt SepaHeld dieses Mandat in Ihrem Dashboard, wo Sie es einsehen können.

Leider ist es nicht möglich vergangene Rechnungen, die vor der Benutzung mit SepaHeld getätigt wurden, in das SepaHeld Dashboard zu übertragen. 

GoCardless bietet zu Zeit nur Basis-Lastschriften an, da die Implementierung von Firmen-Lastschriften aufgrund der unterschiedlichen Bestimmungen der einzelnen EU-Mitgliedsstaaten sehr unterschiedlich sein kann.

SepaHeld kann ganz leicht auf Ihrem Tablet oder Handy benutzt werden. So können Sie mühelos, ganz entspannt von unterwegs Rechnungen empfangen!

Ihr SepaHeld funktioniert einwandfrei auf allen Browsern! 

Voraussetzungen zur Nutzung von Sepaheld:

  • Sepaheld Account
  • Lexoffice Account
  • GoCardless Account

Um Ihr SepaHeld Konto endgültig zu löschen, senden Sie einfach eine E-Mail an support@sepaheld.com und wir kümmern uns darum!

Um den eingegangenen Betrag auf Ihrem Bankkonto mit der Buchung auf dem Transferkonto „GoCardless“ zuzuordnen klicken Sie den Betrag an, wählen Sie „Kategorisieren“ und dann „Durchlaufende Posten“. Dies führen Sie sowohl für die Buchung auf dem Konto „GoCardless“ wie auch für die Buchung auf Ihrem Bankkonto aus. Siehe Screenshot. Alternativ können Sie selbstverständlich auch „Geldtransit“ wählen.

Sepaheld überträgt nur Rechnungen und Serienrechnungen, welche die gleiche Zahlungsbedingung aufweisen, wie die im Sepaheld Dashboard hinterlegte Zahlungsbedingung, z.B. „Sepa-Lastschrifteinzug innerhalb 3 Tagen“.

Alle anderen Rechnungen werden nicht übertragen.

Somit können Sie für Kunden von Fall zu Fall unterscheiden, ob Sie eine Rechnung per Lastschrift einziehen möchten.

Serienrechnungen werden automatisiert vom Sepaheld bei der nächsten Ausführung erkannt. Insofern die Zahlungsbedingung auf der Serienrechnung mit der im Sepaheld hinterlegten Zahlungsbedingung übereinstimmt, überträgt Sepaheld die Rechnung automatisiert und zieht diese ein.

Gegebenenfalls müssen Sie die Zahlungsbedingung anpassen.

Sepaheld versendet nur für den folgenden Fall eine Sepa-Mandat-Anforderung an Ihre Kunden:

  • Es wurde eine Rechnung ausgelöst mit der im Sepaheld hinterlegten Zahlungsbedingung und es besteht noch kein Mandat in GoCardless für dieses Unternehmen oder Einzelperson

Sepaheld versendet nicht an alle Kunden eine Sepa-Mandat-Anforderung – sondern nur wo notwendig.

Sollten Sie bereits bestehende Sepa-Mandate in GoCardless für den Unternehmenskunden haben, ordnet Sepaheld dieses Mandat automatisiert zu.

Für Privatpersonen und Verbraucher beachten Sie bitte den FAQ-Artikel:

„Wie kann ich ein in GoCardless schon bestehendes Mandat einer natürlichen Person/ Einzelunternehmer zuordnen?“

Sepaheld erstellt für Sie automatisiert ein Transferkonto „GoCardless“ und Buchungsvorschläge zu den einzelnen Rechnungen. Hierzu folgend der Ablauf:

  1. Rechnung wird von Sepaheld übertragen
  2. GoCardless hat den Rechnungsbetrag eingezogen
  3. Erstellung der Buchung zum Auszahlungsbetrag von GoCardless im  Transferkonto „GoCardless“ auf lexoffice unter Angabe der GoCardless Auszahlungsreferenz.
  4. Erstellung der Buchungsvorschläge für folgende Buchungen – jeweils im  Transferkonto „GoCardless“ auf lexoffice:
    1. Rechnungsnummer an GoCardless-Transferkonto und Kosten des Geldtransits
  5. Nach Geldeingang buchen Sie den Auszahlungsbetrag auf Ihrem Bankkonto gegen den Auszahlungsbetrag auf dem GoCardless Transferkonto.

Folgende Rechnungstypen werden von Sepaheld übertragen bzw. berücksichtigt:

  • Einzelrechnungen / Rechnungen (Invoice)
  • Serienrechnungen

Nicht verarbeitet / berücksichtigt werden:

  • Abschlagsrechnungen (Downpayment Invoice)
  • Eingangsrechnungen (Purchase Invoice)
  • Eingehende Gutschriften (Purchase Credite Note)
  • Angebote (Quotations)
  • Lieferscheine (Delivery Notes)
  • Einnahme-Belege (SalesInvoice)
  • Einnahme-Minderungs-Belege (Sales Credite Notes)
  • Auftragsbestätigungen (Order Confirmations)

siehe hierzu Punkt: 

„Wie kann ich meine Rechnung nachträglich ändern“

Der von Ihnen einziehbare Betrag wird von GoCardless begrenzt.

Den maximalen Rechnungsbetrag jeder verfügbaren Währung finden Sie auf der GoCardless Website.

In der EUROZONE ist das Limit z.B. 5.000 Euro pro Transaktion. GoCardless kann unter Umständen das Limit erhöhen.

Hierzu wenden Sie sich bitte an den GoCardless Support.

Sollten Sie Serienrechnungen in Lexoffice angelegt haben und parallel hierfür einen Dauerauftrag/Subscription in GoCardless, würde es durch die Übertragung der Serienrechnung von Sepaheld an GoCardless zu Doppelabbuchungen bei Ihrem Kunden kommen. Daher löschen Sie bitte die Daueraufträge/Subscriptions in GoCardless.

Wenn Sie einen Dauerauftrag/Subscription in GoCardless absagen, in dem ein Kunde hinterlegt ist, wird nur der Plan gelöscht. Das Mandat des Kunden bleibt bestehen. 

Wenn Sie eine Zahlung von Ihrem Kunden erhalten, markiert Lexoffice die Rechnung als bezahlt und gleicht die Zahlung automatisch ab.

Lexoffice verbucht die GoCardless-Gebühr als Aufwand. GoCardless überweist die Auszahlung automatisch auf Ihr Konto.

Wichtig:

Jedes GoCardless Konto kann nur mit einem Sepaheld Account verbunden werden.

Wenn sie dasselbe GoCardless Konto mit einem anderen Sepaheld Account verbinden, verliert sich automatisch die Verbindung zu dem ersten Sepaheld Account.

Wichtig:

Wenn Sie ihr Lexoffice Konto mit einem anderen Sepaheld Account verbinden, wird automatisch die Lexoffice Verbindung zu dem ersten Sepaheld Account getrennt.

Falls Sie die Fehlermeldung: ZAHLUNG KANN NICHT STORNIERT WERDEN – PAYMENT_PAID_OUT per E-Mail erhalten, haben Sie in Lexoffice eine Änderung an einer Rechnung vorgenommen die in GoCardless bereits den Status ausbezahlt hat. Daher kann Sepaheld die Rechnungsänderungen nicht mehr an GoCardless übertragen.

Die Mail mit der Aufforderung das Mandat zu bestätigen wird von Sepaheld an alle in Lexoffice hinterlegten Mailsadressen geschickt. In Lexoffice haben Sie die Möglichkeit unterschiedliche Ansprechpartner einem Kontakt hinzuzufügen. 

Während Ihr Kunde das Mandat bestätigt muss er eine Mailadresse bei GoCardless hinterlegen. Nachdem das Mandat bestätigt wurde ist diese Mailadresse die einzige die von Sepaheld angeschrieben wird um über Zahlungsvorgänge zu informieren.

Es werden also nicht alle in Lexoffice hinterlegten Mailadressen angschrieben.

Wenn sich Kundendaten z.B. Bankkonten, Firmennamen ect. ändern, gibt es die Möglichkeit, das alte Mandat zu stornieren und ein neues bei Ihrem Kunden anzufordern.

 

Hierzu befolgen Sie bitte diese Schritte:

 

1. Gehen Sie in Ihrem GoCardless Account unter Ihrem Kunden auf das Feld „Bankkonten“ und klicken hier auf „Lastschriftmandate“

 

2. Klicken Sie hier auf „Stornieren“

 

3. Wählen Sie den naheliegendsten Grund für die Stornierung aus und klicken Sie auf „Lastschriftmandat stornieren“

4. Kehren Sie zurück zu Ihrem Sepaheld Dashboard und suchen Sie unter „angeforderte Mandate“ nach Ihrem Kunden. 

5. Haben Sie Ihren Kunden in dieser Liste gefunden, müssen Sie ihn hier löschen, indem Sie auf das „Mülltonnen“ Icon klicken. (Sollte der Name immernoch in der Liste sichtbar sein, müssen Sie einmal die Webseite aktualisieren)

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Suchen Sie  Ihren Kunden in der Liste “ Übersicht Lexoffice-Kontakte/Sepamandate“. Klicken Sie hier auf den kleinen Pfeil, um Ihrem Kunden erneut eine Mandatsanfrage zukommen zu lassen.

 

 

Im seltenen Fall, dass Ihr Kunde gleichzeitig auch Ihr Lieferant ist, ist folgenden zu beachten.

 

Damit Ihr in lexoffice angelegter Lieferanten Kontakt von Ihnen eine Rechnung empfangen kann müssen Sie den Kontakt erneut als Kunden anlegen. Nur wenn Kontakte als Kunden vermerkt werden erkennt Sepaheld die Rechnung.

Es kann vorkommen, dass Ihnen nach den ersten Versendungen Ihrer Rechnungen auffällt, dass Einzugstermine seitens GoCardless auf 30 Tage terminiert werden. Dies ist eine Voreinstellung, die Sie wahrscheinlich bei der Einrichtung des GC Accounts übersehen haben. Dies kommt vor, ist aber natürlich kein Problem. Treten Sie in dieser Sache mit GoCardless in Kontakt, dort wird man Ihnen die Einzugstermine Ihren Wünschen anpassen.

 

Bitte beachten Sie, dass nach Erstellung Ihres Accounts eine Bearbeitungszeit seitens GoCardless üblich ist. Nach der Einrichtung muss Ihr Account zu Ihrer Sicherheit verifiziert werden. Dies kann 48 Stunden dauern, in der Regel geht es aber wesentlich schneller.