SEPA-Lastschriften automatisieren mit SepaHeld – Zeit sparen & Zahlungsausfälle vermeiden

Automatisierte SEPA-Lastschriften mit SepaHeld – so funktioniert es

Wie hilft nun SepaHeld konkret dabei, Rechnungen automatisiert einzuziehen? Die Antwort: Durch eine clevere Integration mit GoCardless und Ihrer Buchhaltungssoftware übernimmt SepaHeld den gesamten Prozess vom Rechnungsversand bis zum Zahlungseingang. So läuft die Automatisierung im Detail ab:

• Verbindung herstellen: Zunächst verbinden Sie SepaHeld mit Ihrem Buchhaltungssystem (z. B. Lexware Office/lexoffice oder sevDesk) und verknüpfen Ihr GoCardless-Konto. Die Einrichtung ist unkompliziert – in der Regel ist alles in wenigen Minuten konfiguriert (SepaHeld ist in ca. 5 Minuten einsatzbereit)
• SEPA-Mandat digital einholen: Sobald Sie eine erste Rechnung an einen Kunden mit SepaHeld erstellen oder freigeben, wird automatisch eine E-Mail an den Kunden versendet mit der Bitte um Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats. Der Kunde klickt auf den Link in der Mail und kann das Mandat online bestätigen – völlig papierlos und rechtssicher. (Die E-Mail kann mit SepaHeld sogar mit individuellen Vorlagen an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.)
• Automatischer Einzug der Rechnungsbeträge: Ist das Mandat einmal erteilt, kümmert sich SepaHeld um den Rest. Alle zukünftigen Rechnungen an diesen Kunden werden ab jetzt automatisch zum Fälligkeitsdatum per SEPA-Lastschrift eingezogen. Sie müssen keine Zahlungserinnerungen mehr verschicken. SepaHeld nutzt die GoCardless-Schnittstelle, um den Betrag vom Kundenkonto abzubuchen und auf Ihr Konto zu übertragen – auch international, solange es sich um ein SEPA-Konto handelt.
• Synchronisierte Verbuchung in der Buchhaltung: Nach erfolgtem Einzug wird der Zahlungseingang automatisch in Ihrer Buchhaltung verbucht bzw. zur Verbuchung vorgeschlagen. SepaHeld ordnet jede Zahlung direkt der richtigen Rechnung zu und erstellt Buchungsvorschläge in Ihrem System. Sie brauchen die vorbereiteten Buchungen nur noch per Klick zu bestätigen. Doppelte Dateneingaben entfallen vollständig. Damit ist Ihre Buchführung stets auf dem neuesten Stand, ohne dass Sie manuell nachtragen müssen.

Dieser automatisierte Ablauf bedeutet: Vom Rechnungsversand über die Mandatseinholung bis hin zum Zahlungseingang und der Verbuchung läuft alles vollautomatisch und transparent im Hintergrund ab. Sie behalten dennoch jederzeit die Übersicht über alle offenen und abgeschlossenen Zahlungen in Ihrem SepaHeld-Dashboard.

Praxisbeispiele: Wie automatisierte Prozesse Zeit sparen und den Cashflow stabilisieren

Automatisierte SEPA-Lastschriften klingen in der Theorie überzeugend – aber wie sieht das in der Praxis für Freelancer und KMU aus? Hier zwei typische Beispiele, wie SepaHeld im Alltag hilft:

Beispiel 1: Freelancer mit Abo-Kunden

Julia ist selbstständige Grafikdesignerin und betreut mehrere Kunden auf Retainer-Basis, d. h. sie stellt ihren Kunden jeden Monat die gleiche Pauschale in Rechnung. Früher schickte sie monatlich PDF- Rechnungen per E-Mail und war darauf angewiesen, dass ihre Kunden diese rechtzeitig überweisen. Oft musste Julia Tage bis Wochen warten, bis Zahlungen eintrafen – gelegentlich wurde eine Rechnung erst nach einer Mahn-Erinnerung beglichen. Seit dem Einsatz von SepaHeld hat sich das Blatt gewendet: Julia lässt nun alle wiederkehrenden Rechnungen automatisch zum Monatsende per SEPA- Lastschrift einziehen. Ihre Kunden haben beim ersten Onboarding einfach ein digitales Mandat erteilt und müssen sich seitdem um nichts mehr kümmern. Das Ergebnis: Julia erhält ihr Geld jetzt pünktlich jeden Monat, der Cashflow ihres Business ist planbar und stabil. Sie spart sich außerdem rund 5-10 Stunden an Aufwand pro Monat, weil sie keine Zahlungseingänge mehr manuell überwachen oder Kunden hinterherlaufen muss. Das ermöglicht es ihr, sich stärker auf ihre kreativen Projekte zu konzentrieren.

Beispiel 2: Kleinunternehmen mit vielen Kundenrechnungen

Die Mustermann GmbH, ein kleines IT-Service-Unternehmen mit 50 Kunden, stellte früher am Monatsende Dutzende von Rechnungen und hatte regelmäßig mit Zahlungsverzug zu kämpfen. Der Buchhalter der Firma verbrachte jede Woche Stunden damit, offenen Posten nachzugehen, Banküberweisungen abzugleichen und bei Bedarf Mahnschreiben aufzusetzen. Seit der Einführung von SepaHeld in Kombination mit Lexware Office laufen diese Prozesse weitgehend automatisch: Alle Ausgangsrechnungen werden jetzt gleichzeitig auch als Lastschrift vorbereitet. Kunden, die dem Verfahren zugestimmt haben, werden gar nicht erst in Verzug gebracht – der fällige Betrag wird genau am Fälligkeitstag vom Konto des Kunden abgebucht. Die Zahlungseingänge erfolgen durchschnittlich deutlich schneller als zuvor, was den Cashflow der Mustermann GmbH verbessert hat. Der Buchhalter spart sich pro Woche mehrere Stunden manueller Arbeit. Fehler durch Zahlendreher oder falsche Zuordnungen sind praktisch ausgeschlossen, da SepaHeld alles automatisch synchronisiert. Und sollte doch einmal eine Lastschrift mangels Deckung platzen, erhält das Team sofort eine Benachrichtigung und kann den Kunden zeitnah kontaktieren – viel effizienter, als zufällig Wochen später eine ausbleibende Zahlung zu bemerken.

Beide Beispiele zeigen: Automatisierte SEPA-Lastschriften mit SepaHeld führen zu schnelleren Zahlungen, weniger Zahlungsausfällen und deutlich geringerem Aufwand in der Verwaltung. Sowohl Solo-Selbstständige als auch KMU können so ihre Liquidität verbessern und wertvolle Zeitressourcen schonen.