FAQ´s

Antworten zu den häufig gestellten Fragen über SepaHeld

Brauchen Sie trotzdem weiterhin Hilfe? 

Wie viel kostet SepaHeld und gibt es eine Vertragslaufzeit?

Wir bieten Ihnen SepaHeld schon für nur 10€ im Monat an! 

Vertragslaufzeit 1 Monat
sollte der Vertrag bis 4 Wochen vor Ablauf der Vertragslaufzeit nicht gekündigt sein, verlängert sich der Vetrag automatisiert um 1 Monat.

 

Des Weiteren bieten wir SepaHeld auch als Jahrestarif für nur 108€ an! Vertragslaufzeit 12 Monate
sollte der Vertrag bis 4 Wochen vor Ablauf der Vertragslaufzeit nicht gekündigt sein, verlängert sich der Vetrag automatisiert um 12 Monate.

 

Achtung: Für die Nutzung von Lexoffice und GoCardless können weitere Gebühren entstehen. 

Siehe hier:


Lexoffice 

https://app.lexoffice.de/buy/direct-purchase-select-reference.html?cid=2806

GoCardless
https://gocardless.com/de-de/preise/

Gibt es eine kostenlose Testversion?

Zum aktuellen Zeitpunkt können wir leider keine kostenlose Testversion des SepaHelden anbieten. 

Wie erstelle ich ein Sepa-Mandat für eine Rechnung?

1. Melden Sie sich bei Lexoffice an und erstellen Sie eine Rechnung:

Füllen Sie die erforderlichen Kundenangaben sowie die Belegpositionen aus.

2. Schließen Sie nun Ihre Rechnung ab.
Ihr Kunde wird per Email über die Rechnung von Lexoffice informiert.


3. GoCardless legt Ihren neuen Kunden automatisch an.

Sobald Ihre Rechnung in lexoffice gespeichert bzw. versendet wurde, legt GoCardless dank SepaHeld automatisch diesen neuen Kunden in Ihrem GoCardless Dashboard an.


4. Ihr Kunde wird nun per E-Mail informiert,
dass ein Sepa-Mandat angefordert wurde:


5. Bestätigtes Mandat:
Sobald das Lastschriftmandat vom Kunden bestätigt wurde, wird die Rechnung von Lexoffice an GoCardless übertragen.
Die Rechnung erscheint sowohl bei GoCardless, als auch bei SepaHeld in Ihrem Dashboard!

Außerdem wird Ihnen eine Bestätigungsemail zugesendet:

 

6. Aktualisierter Status:
Sobald die Rechnung durch SepaHeld für Sie eingezogen wurde, können Sie den aktualisierten Status in GoCardless und SepaHeld einsehen.

GoCardless:

SepaHeld:

 

7. Bezahlte Rechnung:
Schlussendlich finden Sie die vom Kunden bezahlte Rechnung in Ihrem Lexoffice Konto vor.

Unter dem Reiter „Finanzen“ & „Bank“ können Sie alle Transaktionen direkt einsehen!

Wie verknüpfe ich mein Lexoffice Konto mit SepaHeld?

Sie verbinden Ihr SepaHeld Konto ganz leicht mit Ihrem Lexoffice Account.
Klicken Sie dazu einfach in Ihrem Dashboard auf den Reiter „Lexoffice“ und danach auf „Verbinden“.

app.sepaheld.com/app

Wie verknüpfe ich mein GoCardless Konto mit SepaHeld?

Sie verbinden Ihr SepaHeld Konto ganz leicht mit Ihrem GoCardless Account.
Klicken Sie dazu einfach in Ihrem Dashboard auf den Reiter „GoCardless“ und danach auf „Verbinden“.

app.sepaheld.com/app

Wie kann ich meine Rechnungsadresse ändern?

Ihre Rechnungsadresse können Sie ganz einfach in Ihrem Profil ändern.
Klicken Sie dazu auf das Bearbeitungssymbol und aktualisieren Sie Ihre persönlichen Daten.

https://www.app.sepaheld.com/profile

Passwort vergessen! Was kann ich tun?

Haben Sie Ihr Passwort vergessen? Kein Problem! 
Sie können ganz leicht ein neues Passwort anfordern. Klicken Sie dazu einfach auf der Login Seite auf den "Passwort vergessen" Button und wir senden Ihnen ein Neues zu!

https://app.sepaheld.com/login

Wie kann ich meine Rechnung nachträglich ändern?

Möchten Sie eine bestehende Rechnung nachträglich ändern, müssen Sie folgende Schritte beachten:

1. Wählen Sie in Ihrem Lexoffice Account, unter dem Reiter „Belege“ Ihre Rechnung aus. Um diese zu bearbeiten, klicken Sie auf den Stift.

 

 

2. Um Ihr Mandat weiterhin von GoCardless ausführen zu lassen, müssen Sie die alte Rechnung in Ihrem GoCardless Account abbrechen. Gehen Sie dazu im Bereich „Kunden“ auf das entsprechende Mandat, das verändert werden muss.
Nun können Sie die Rechnung in GoCardless stornieren.

 

3. Die veränderte Lexoffice Rechnung wird daraufhin erneut in GoCardless übertragen und die alte Rechnung in GoCardless automatisiert storniert.

 

4. Haben Sie diese Schritte befolgt, wird Ihr Kunde eine Email mit den Änderungen von uns erhalten!

Wie kann ich ein Sepa-Mandat erneut anfordern?

Falls der Sepaheld bereits eine Anforderung zur Erstellung eines Sepa-Mandates versendet hat, Ihr Kunde jedoch noch nicht darauf reagiert hat, können Sie ganz leicht das Mandat erneut einleiten und dem Kunden zukommen lassen.

Auf Ihrer SepaHeld Startseite finden Sie eine Box mit all Ihren bisher angeforderten Mandaten.

Klicken Sie auf das Sanduhr Symbol und schon kann ein Mandat erneuert werden.

Außerdem kann ein Mandat durch Klicken des Papierkorbes gelöscht werden. 

app.sepaheld.com/app

Sobald Sie dies getan haben, wird automatisch eine Email an den Rechnungsadressaten versendet, die ihn auffordert Ihr Mandat anzunehmen.

Woran erkenne ich, dass meine Rechnung bezahlt wurde?

Auf Ihrer SepaHeld Startseite können Sie den Status Ihrer Rechnung ganz leicht einsehen. In der Rechnungsbox sehen Sie  den Bearbeitungsstatus all Ihrer bisherigen Mandate.

Die Sanduhr zeigt die Bearbeitung des Mandates an, während der Haken eine erfolgreiche Ausführung symbolisiert. 

app.sepaheld.com/app

Wann erscheint mein Transferkonto in Lexoffice?

Sobald Ihre erste Rechnung erfolgreich bei Ihrem Kunden eingezogen wurde, erstellt SepaHeld für Sie vollautomatisch ein Transferkonto in Ihrem Lexoffice Account. 

Dort werden Sie von nun an alle Buchungsvorschläge zu Ihren eingezogenen Rechnungen vorfinden, um diese in Lexoffice zu verbuchen. 

Fehlermeldung: Adressen stimmen nicht überein! Was tun?

Stimmt Ihre Rechnungsadresse bei Lexoffice nicht mit der in GoCardless überein, kann kein Mandat ausgeführt werden.

Diese Fehlermeldung können Sie ganz leicht beheben:

1. Gehen Sie in Ihrem GoCardless Account auf den Reiter „Events“

2. Klicken Sie auf das Feld „Gläubiger“.

3. Gehen Sie nun auf das Feld „Bearbeiten“ und schon können Sie Ihre Adresse korrigieren.

Wo finde ich meine übertragenen Rechnungen in GoCardless?

Ihre in Auftrag gegebenen Rechnungen finden Sie ganz leicht in Ihrem GoCardless Konto.

Klicken Sie dazu einfach auf das Feld „Zahlungen“.

Dort finden Sie all Ihre bisherigen Mandate.

Wann kann ich meine erste Rechnung in SepaHeld einsehen?

Sobald Sie SepaHeld mit Lexoffice und GoCardless verbunden haben können Sie alle zukünftigen Rechnungen, die mit Lexoffice erstellt werden, ganz einfach in Ihrem SepaHeld Dashboard einsehen. 

Beachten Sie: Rechnungen vor der Nutzung mit SepaHeld versendet wurden, werden nicht in das Dashboard übertragen!

 

Wie verwalte ich Zahlungsbedingungen bei Lexoffice und aktiviere diese bei SepaHeld?

Sie können ganz einfach und schnell eine Zahlungsbedingung Ihrer Wahl bei Lexoffice anlegen und diese dann bei SepaHeld aktivieren. Befolgen Sie dazu folgende Schritte:

1.Melden Sie sich mit Ihren Kontodaten bei Lexoffice an.

https://app.lexoffice.de/home?cid=lxlp

2.Erstellen Sie eine neue Rechnung

3.Klicken Sie im „Fußbereich“  bei Zahlungsbedingungen auf den Pfeil und schließlich auf „Zahlungsbedingungen verwalten“

4.Erstellen Sie schlussendlich Ihre individuelle Zahlungsbedingung (z.B. Lastschrift) - Diese darf max. 254 Zeichen lang sein. 

Ab 06.10.21 21:01 Uhr: Bei mehreren Zahlungszielen, z.B. "7 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto" wird automatisiert zum früheren Zahlungsziel unter Beachtung des Skontos übertragen. Die Belastung findet zu diesem Datum oder alternativ zum nächst möglichen Einzugsdatum des Mandates statt.

Vor 6.10.21 21:00 Uhr: Bei mehreren Zahlungszielen wird jeweils das spätere berücksichtigt.

Um Ihre bei Lexoffice neu angelegte Zahlungsbedingung auch mit SepaHeld zu verbinden, gehen Sie dazu einfach wieder auf die Startseite Ihres SepaHeld Kontos.

Wählen Sie nun die gleiche Zahlungsbedingung in folgender Box:

Wichtig: Die Zahlungsbedingung von Lexoffice MUSS mit Sepaheld übereinstimmen, ansonsten kann kein Mandat in Auftrag gestellt werden!

Wie kann ich ein in GoCardless schon bestehendes Mandat einer natürlichen Person/ Einzelunternehmer zuordnen?

**Achtung dies funktioniert nur bevor ein Mandat durch SepaHeld an den Kunden angefordert wurde!**

Schon bestehende Mandate von Unternehmen werden automatisiert zugeordnet insofern die Namen und der Ort in GoCardless und Lexoffice übereinstimmend sind. 

Bei natürlichen Personen sowie Einzelunternehmer ist dies jedoch aus regulatorischen Gründen nur möglich insofern eine eindeutige Zuordnung, wie beispielsweise die Lexoffice-Kontakt-id-Nr vorab zugeordnet wurde. 

Eine solche Zuordnung erfolgt durch händisches Eintragen in Ihrem GoCardless Account: 

1. Gehen Sie in Ihrem GoCardless Dashboard auf den Bereich "Kunden" und klicken Sie auf den entsprechenden Klienten und das Feld "bearbeiten".

2. Setzen Sie nun einen Haken bei "benutzerdefinierte Felder"

3. Falls schon vorhanden, wählen Sie nun "lexoffice_contact_id" aus oder legen Sie dieses neue Feld an.

4. Gehen Sie nun auf den entsprechenden Kunden in Ihrem lexoffice Account. In dem url-link des Kunden finden Sie eine ID. Diese ID müssen Sie kopieren und in das Feld "Wert" in GoCardless einfügen. 
Zu guter Letzt müssen Sie den Kunden aktualisieren. 

Wie kann ich eine Rechnung zu einem bestimmten Fälligkeitsdatum an meinen Kunden senden?

Wenn Sie Ihren Kunden zu einem spezifischen Fälligkeitsdatum eine Rechnung stellen und senden möchten, können Sie dies in wenigen Schritten in lexoffice erledigen. 

  1. Erstellen Sie eine Rechnung in lexoffice
  2. Gehen Sie in den "Fußbereich", klicken Sie auf das Pfeil-Symbol neben dem Feld "Lastschrift" um Ihre Zahlungsbedingungen zu verwalten

     

  3. Legen Sie nun eine neue Zahlungsbedingung an

  4. Wählen Sie nun einen beliebigen Zeitraum aus wann Ihre Rechnung über GoCardless eingezogen werden soll (s. Beispiel). 

Ist es möglich Lexoffice Rechnungen, die vor der Benutzung mit SepaHeld getätigt wurden, im Dashboard einzusehen?

Wenn Sie sich bei SepaHeld registrieren und das Onboarding erfolgreich durchgeführt haben, gelangen Sie zum Dashboard. Nach der Erstregistrierung werden Sie hier noch keinen Bericht oder eine Auflistung zu Ihren Rechnungen finden, da noch keine von Ihnen mit SepaHeld ausgeführt wurde.

Erst sobald Sie in Lexoffice eine Rechnung erstellt und gespeichert bzw. an den Kunden versendet haben, überträgt SepaHeld dieses Mandat in Ihrem Dashboard, wo Sie es einsehen können.

Leider ist es nicht möglich vergangene Rechnungen, die vor der Benutzung mit SepaHeld getätigt wurden, in das SepaHeld Dashboard zu übertragen. 

Firmen-Lastschrift vs. Basis Lastschrift

Sowohl für private Anliegen als auch geschäftliche Anliegen wird SepaHeld zur Lösung! 

Firmen- sowie Basis-Lastschriften sind kein Problem für die Schnittstelle von GoCardless und Lexoffice.

Kann ich SepaHeld auch auf meinem Handy oder Tablet nutzen?

SepaHeld kann ganz leicht auf Ihrem Tablet oder Handy benutzt werden. So können Sie mühelos, ganz entspannt von unterwegs Rechnungen empfangen!

Welche Systemvoraussetzungen gibt es um SepaHeld zu verwenden?

Ihr SepaHeld funktioniert einwandfrei auf allen Browsern! 

Wie lösche ich meinen SepaHeld Account?

Um Ihr SepaHeld Konto endgültig zu löschen, senden Sie einfach eine E-Mail an support@sepaheld.com und wir kümmern uns darum!

Transferbuchungen

Um den eingegangenen Betrag auf Ihrem Bankkonto mit der Buchung auf dem Transferkonto "GoCardless" zuzuordnen klicken Sie den Betrag an, wählen Sie "Kategorisieren" und dann "Durchlaufende Posten". Dies führen Sie sowohl für die Buchung auf dem Konto "GoCardless" wie auch für die Buchung auf Ihrem Bankkonto aus. Siehe Screenshot. Alternativ können Sie selbstverständlich auch "Geldtransit" wählen.

Kann ich Papiermandate bzw. bestehende Mandate aus anderen Systemen übertragen oder importieren?

Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt mit dem Support von GoCardless auf. support@gocardless.com oder folgen Sie folgendem Artikel: 

https://support.gocardless.com/hc/de/articles/360001372649-Lastschriftmandate-von-einem-anderen-Anbieter-importieren

Werden alle Rechnungen und Kunden über Sepaheld eingezogen?

Sepaheld überträgt nur Rechnungen und Serienrechnungen, welche die gleiche Zahlungsbedingung aufweisen, wie die im Sepaheld Dashboard hinterlegte Zahlungsbedingung, z.B. "Sepa-Lastschrifteinzug innerhalb 3 Tagen".

Alle anderen Rechnungen werden nicht übertragen.

Somit können Sie für Kunden von Fall zu Fall unterscheiden, ob Sie eine Rechnung per Lastschrift einziehen möchten.

Muss ich bestehende Serienrechnungen ändern, um diese über Sepaheld zu verarbeiten?

Serienrechnungen werden automatisiert vom Sepaheld bei der nächsten Ausführung erkannt. Insofern die Zahlungsbedingung auf der Serienrechnung mit der im Sepaheld hinterlegten Zahlungsbedingung übereinstimmt, überträgt Sepaheld die Rechnung automatisiert und zieht diese ein.

Gegebenenfalls müssen Sie die Zahlungsbedingung anpassen.

Bekommen alle Kunden eine Sepa-Lastschrift-Mandat-Anforderung?

Sepaheld versendet nur für den folgenden Fall eine Sepa-Mandat-Anforderung an Ihre Kunden:

 

  • Es wurde eine Rechnung ausgelöst mit der im Sepaheld hinterlegten Zahlungsbedingung und es besteht noch kein Mandat in GoCardless für dieses Unternehmen oder Einzelperson

 

Sepaheld versendet nicht an alle Kunden eine Sepa-Mandat-Anforderung - sondern nur wo notwendig.

Sollten Sie bereits bestehende Sepa-Mandate in GoCardless für den Unternehmenskunden haben, ordnet Sepaheld dieses Mandat automatisiert zu.

Für Privatpersonen und Verbraucher beachten Sie bitte den FAQ-Artikel:

"Wie kann ich ein in GoCardless schon bestehendes Mandat einer natürlichen Person/ Einzelunternehmer zuordnen?"

Buchungsvorschläge

Sepaheld erstellt für Sie automatisiert ein Transferkonto "GoCardless" und Buchungsvorschläge zu den einzelnen Rechnungen. Hierzu folgend der Ablauf:

  1. Rechnung wird von Sepaheld übertragen
  2. GoCardless hat den Rechnungsbetrag eingezogen
  3. Erstellung der Buchung zum Auszahlungsbetrag von GoCardless im  Transferkonto "GoCardless" auf lexoffice unter Angabe der GoCardless Auszahlungsreferenz.
  4. Erstellung der Buchungsvorschläge für folgende Buchungen - jeweils im  Transferkonto "GoCardless" auf lexoffice:
    1. Rechnungsnummer an GoCardless-Transferkonto und Kosten des Geldtransits
  5. Nach Geldeingang buchen Sie den Auszahlungsbetrag auf Ihrem Bankkonto gegen den Auszahlungsbetrag auf dem GoCardless Transferkonto.
Welche Rechnungstypen / Belegtypen verarbeitet Sepaheld

Folgende Rechnungstypen werden von Sepaheld übertragen bzw. berücksichtigt:

  • Einzelrechnungen / Rechnungen (Invoice)
  • Serienrechnungen

 

Nicht verarbeitet / berücksichtigt werden:

  • Abschlagsrechnungen (Downpayment Invoice)
  • Eingangsrechnungen (Purchase Invoice)
  • Eingehende Gutschriften (Purchase Credite Note)
  • Angebote (Quotations)
  • Lieferscheine (Delivery Notes)
  • Einnahme-Belege (SalesInvoice)
  • Einnahme-Minderungs-Belege (Sales Credite Notes)
  • Auftragsbestätigungen (Order Confirmations)
Was passiert wenn ich eine Rechnung nachträglich ändere oder bearbeite?

siehe hierzu Punkt: 

 

"Wie kann ich meine Rechnung nachträglich ändern"

Kontaktiere uns

Schreiben Sie uns eine Email.

Unser Support hilft Ihnen gerne Mo-Fr zwischen 8:30 und 17:00 Uhr.

 

support@sepaheld.com