Die Mail mit der Aufforderung das Mandat zu bestätigen wird von SepaHeld an alle in Lexware Office/lexoffice hinterlegten Mailsadressen geschickt. In Lexware Office/lexoffice haben Sie die Möglichkeit unterschiedliche Ansprechpartner einem Kontakt hinzuzufügen. 

Während Ihr Kunde das Mandat bestätigt muss er eine Mailadresse bei GoCardless hinterlegen. Nachdem das Mandat bestätigt wurde ist diese Mailadresse die einzige die von SepaHeld angeschrieben wird um über Zahlungsvorgänge zu informieren.

Es werden also nicht alle in Lexware Office/lexoffice hinterlegten Mailadressen angschrieben.

Folgende E-Mails werden versendet:

• Eine E-Mail wird direkt an Sie versendet, wenn ein neues Mandat angefordert wurde.
• Eine E-Mail wird direkt an Ihren Kunden versendet, wenn ein neues Mandat angefordert wurde.
• Zwei Tage nachdem das Mandat angefordert wurde, insofern bisher noch keine Bestätigung erfolgt, erhalten Sie eine weiter E-Mail, dass das Mandat noch ausstehend ist.

Sie verbinden Ihr SepaHeld Konto ganz leicht mit Ihrem Lexware Office/lexoffice Account.
Klicken Sie dazu einfach in Ihrem Dashboard auf den Reiter „Lexoffice“ und danach auf „Verbinden“.

app.sepaheld.com/app

1. Melden Sie sich bei Lexware Office/lexoffice an und erstellen Sie eine Rechnung:

Füllen Sie die erforderlichen Kundenangaben sowie die Belegpositionen aus.

2. Schließen Sie nun Ihre Rechnung ab.

3. Wenn die Zahlungsbedingung von Lexware Office/lexoffice der von SepaHeld entspricht, wird Ihr Kunde nun per E-Mail informiert, dass ein Sepa-Mandat angefordert wurde:

(Mit unserem SepaHeld-Premium Paket, können Sie die E-Mail vorab mit Ihrem eigenen Logo und Texten individuell anpassen.)

4. Bestätigtes Mandat:

Sobald das Lastschriftmandat vom Kunden bestätigt wurde, wird die Rechnung von Lexware Office/lexoffice an GoCardless übertragen. Die Rechnung erscheint sowohl bei GoCardless, als auch bei SepaHeld in Ihrem Dashboard. Außerdem wird Ihnen eine Bestätigungsemail zugesendet.

5. Aktualisierter Status:

Sobald die Rechnung durch SepaHeld für Sie eingezogen wurde, können Sie den aktualisierten Status in GoCardless und SepaHeld einsehen.

GoCardless:

SepaHeld:

6. Sollte das Mandat bei GoCardless widerrufen werden oder aus anderen Gründen nicht mehr aktiv sein, frägt SepaHeld für Sie automatisiert ein neues Mandat bei Ihrem Kunden an und hinterlegt den Status entsprechend für Sie im SepaHeld Dashboard.

Möchten Sie eine bestehende Rechnung nachträglich ändern, müssen Sie folgende Schritte beachten:

1. Da die Rechnung nicht nachträglich verändert werden kann, müssen Sie die Rechnung in Lexware Office/lexoffice stornieren und ein Duplikat erstellen, in welchem Sie die Änderungen vornehmen können.

Hierzu gehen Sie auf Belege, dann suchen Sie die betroffene Rechnung heraus und klicken auf die drei Punkte am Rand. Hier können Sie die Rechnung duplizieren. Öffnen Sie das Duplikat mit dem Stiftsymbol und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. 

Alternativ können Sie natürlich auch eine ganz neue Rechnung erstellen.

2. Um Ihr Mandat weiterhin von GoCardless ausführen zu lassen, müssen Sie die alte Rechnung in Ihrem GoCardless Account abbrechen. Gehen Sie dazu im Bereich „Kunden“ auf das entsprechende Mandat, das verändert werden muss.
Nun können Sie die Rechnung in GoCardless stornieren.

3. Die veränderte Lexware Office/lexoffice Rechnung wird daraufhin erneut in GoCardless übertragen und die alte Rechnung in GoCardless automatisiert storniert.

4. Haben Sie diese Schritte befolgt, wird Ihr Kunde eine Email mit den Änderungen von uns erhalten!

Sobald Ihre erste Rechnung erfolgreich bei Ihrem Kunden eingezogen wurde, erstellt SepaHeld für Sie vollautomatisch ein Transferkonto in Ihrem Lexware Office/lexoffice Account. 

Dort werden Sie von nun an alle Buchungsvorschläge zu Ihren eingezogenen Rechnungen vorfinden, um diese in Lexware Office/lexoffice zu verbuchen. 

Sobald Sie SepaHeld mit Lexware Office/lexoffice und GoCardless verbunden haben können Sie alle zukünftigen Rechnungen, die mit Lexoffice erstellt werden, ganz einfach in Ihrem SepaHeld Dashboard einsehen. 

Beachten Sie: Rechnungen vor der Nutzung mit SepaHeld versendet wurden, werden nicht in das Dashboard übertragen!

Sie können eine vorhandene Zahlungsbedingung auswählen oder ganz einfach eine Zahlungsbedingung Ihrer Wahl bei Lexware Office/lexoffice anlegen und diese dann bei SepaHeld aktivieren. Befolgen Sie dazu folgende Schritte:

1. Melden Sie sich mit Ihren Kontodaten bei Lexware Office/lexoffice an. https://app.lexoffice.de/home?cid=lxlp

2. Erstellen Sie eine neue Rechnung

3. Gehen Sie im „Fußbereich“ auf Zahlungsbedingungen und wählen Sie entweder eine vorgegebene Zahlungsbedingung aus oder klicken Sie auf “Neu” und erstellen Sie Ihre eigene Zahlungsbedingung. z.B. Lastschrift, 7 Tage 2% Skonto 30 Tage Netto.

4. Um die Zahlungsbedingung nun bei SepaHeld für die Übertragung an GoCardless festzulegen, öffnen Sie das SepaHeld-Dashboard und wählen Sie in den “Einstellungen” unter “Zahlungsbedingungen” die entsprechende Zahlungsbedingung aus.

Wichtig: Die Zahlungsbedingung auf Ihrer Rechnung muss mit der auf dem SepaHeld-Dashboard hinterlegten Zahlungsbedingung übereinstimmen, damit die Rechnung an GoCardless übertragen wird.

5. Als SepaHeld-Premiumkunde können Sie mehrere Zahlungsbedingungen auswählen, bei denen die Rechnungen übertragen werden sollen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit Zahlungen vor Fälligkeitsdatum einzuziehen.

Um dies zu konfigurieren, klicken Sie auf Einstellungen. Es erscheint das Fenster “Zahlung früher einziehen”.

https://sepaheld.com/faqs/einzug-vor-faelligkeitsdatum-durch-sepa-lastschrift/

**Achtung dies funktioniert nur bevor ein Mandat durch SepaHeld an den Kunden angefordert wurde!**

Schon bestehende Mandate von Unternehmen werden automatisiert zugeordnet insofern die Namen und der Ort in GoCardless und Lexware Office/lexoffice übereinstimmend sind. 

Bei natürlichen Personen sowie Einzelunternehmer ist dies jedoch aus regulatorischen Gründen nur möglich insofern eine eindeutige Zuordnung, wie beispielsweise die sepahero-contakt-id-Nr vorab zugeordnet wurde. 

Eine solche Zuordnung erfolgt durch händisches Eintragen in Ihrem GoCardless Account: 

1. Gehen Sie in Ihrem GoCardless Dashboard auf den Bereich „Kunden“ und klicken Sie auf den entsprechenden Klienten und das Feld „bearbeiten“.

2. Setzen Sie nun einen Haken bei „benutzerdefinierte Felder“

3. Falls schon vorhanden, wählen Sie nun „lexoffice_contact_id“ aus oder legen Sie dieses neue Feld an.

4. Gehen Sie nun auf den entsprechenden Kunden in Ihrem Lexware Office/lexoffice Account. In dem url-link des Kunden finden Sie eine ID. Diese ID müssen Sie kopieren und in das Feld „Wert“ in GoCardless einfügen. 
Zu guter Letzt müssen Sie den Kunden aktualisieren. 

Wenn Sie Ihren Kunden zu einem spezifischen Fälligkeitsdatum eine Rechnung stellen und senden möchten, können Sie dies in wenigen Schritten in Lexware Office/lexoffice erledigen. 

1. Erstellen Sie eine Rechnung in Lexware Office/lexoffice.
2. Gehen Sie in den „Fußbereich“, klicken Sie auf das Pfeil-Symbol neben dem Feld „Lastschrift“ um Ihre Zahlungsbedingungen zu verwalten.

   

3. Legen Sie nun eine neue Zahlungsbedingung an

   

4. Wählen Sie nun einen beliebigen Zeitraum aus wann Ihre Rechnung über GoCardless eingezogen werden soll (s. Beispiel). 

Wenn Sie sich bei SepaHeld registrieren und das Onboarding erfolgreich durchgeführt haben, gelangen Sie zum Dashboard. Nach der Erstregistrierung werden Sie hier noch keinen Bericht oder eine Auflistung zu Ihren Rechnungen finden, da noch keine von Ihnen mit SepaHeld ausgeführt wurde.

Erst sobald Sie in Lexware Office/lexoffice eine Rechnung erstellt und gespeichert bzw. an den Kunden versendet haben, überträgt SepaHeld dieses Mandat in Ihrem Dashboard, wo Sie es einsehen können.

Leider ist es nicht möglich vergangene Rechnungen, die vor der Benutzung mit SepaHeld getätigt wurden, in das SepaHeld Dashboard zu übertragen. 

Sepaheld erstellt für Sie automatisiert ein Transferkonto „GoCardless“ und Buchungsvorschläge zu den einzelnen Rechnungen. Hierzu folgend der Ablauf:

1. Rechnung wird von Sepaheld übertragen
2. GoCardless hat den Rechnungsbetrag eingezogen
3. Erstellung der Buchung zum Auszahlungsbetrag von GoCardless im  Transferkonto „GoCardless“ auf Lexware Office/lexoffice unter Angabe der GoCardless Auszahlungsreferenz.
4. Erstellung der Buchungsvorschläge für folgende Buchungen – jeweils im  Transferkonto „GoCardless“ auf Lexware Office/lexoffice:
   1. Rechnungsnummer an GoCardless-Transferkonto und Kosten des Geldtransits
5. Nach Geldeingang buchen Sie den Auszahlungsbetrag auf Ihrem Bankkonto gegen den Auszahlungsbetrag auf dem GoCardless Transferkonto.

Wenn Sie eine Zahlung von Ihrem Kunden erhalten, markiert Lexware Office/lexoffice die Rechnung als bezahlt und gleicht die Zahlung automatisch ab.

Lexware Office/lexoffice verbucht die GoCardless-Gebühr als Aufwand. GoCardless überweist die Auszahlung automatisch auf Ihr Konto.

Wichtig:

Wenn Sie ihr Lexware Office/lexoffice Konto mit einem anderen Sepaheld Account verbinden, wird automatisch die Lexware Office/lexoffice Verbindung zu dem ersten Sepaheld Account getrennt.

Falls Sie die Fehlermeldung: ZAHLUNG KANN NICHT STORNIERT WERDEN – PAYMENT_PAID_OUT per E-Mail erhalten, haben Sie in Lexware Office/lexoffice eine Änderung an einer Rechnung vorgenommen die in GoCardless bereits den Status ausbezahlt hat. Daher kann Sepaheld die Rechnungsänderungen nicht mehr an GoCardless übertragen.

Wenn sich Kundendaten z.B. Bankkonten, Firmennamen ect. ändern, gibt es die Möglichkeit, das alte Mandat zu stornieren und ein neues bei Ihrem Kunden anzufordern.

Hierzu befolgen Sie bitte diese Schritte:

1. Gehen Sie in Ihrem GoCardless Account unter Ihrem Kunden auf das Feld „Bankkonten“ und klicken hier auf „Lastschriftmandate“

2. Klicken Sie hier auf „Stornieren“

3. Wählen Sie den naheliegendsten Grund für die Stornierung aus und klicken Sie auf „Lastschriftmandat stornieren“

4. Kehren Sie zurück zu Ihrem SepaHeld Dashboard und suchen Sie unter „angeforderte Mandate“ nach Ihrem Kunden. 

5. Haben Sie Ihren Kunden in dieser Liste gefunden, müssen Sie ihn hier löschen, indem Sie auf das „Mülltonnen“ Icon klicken. (Sollte der Name immer noch in der Liste sichtbar sein, müssen Sie einmal die Webseite aktualisieren)

6. Suchen Sie  Ihren Kunden in der Liste “ Übersicht Lexoffice-Kontakte/Sepamandate“. Klicken Sie hier auf den kleinen Pfeil, um Ihrem Kunden erneut eine Mandatsanfrage zukommen zu lassen.

Im seltenen Fall, dass Ihr Kunde gleichzeitig auch Ihr Lieferant ist, ist folgenden zu beachten.

Damit Ihr in Lexware Office/lexoffice angelegter Lieferanten Kontakt von Ihnen eine Rechnung empfangen kann müssen Sie den Kontakt erneut als Kunden anlegen. Nur wenn Kontakte als Kunden vermerkt werden erkennt SepaHeld die Rechnung.

Möchten Sie eine Rechnung neu übertragen, oder wurde diese nicht automatisch übertragen?

Hinweis: Bitte beachten Sie, welche Rechnungstype übertragen werden können!

1. Suchen Sie die Rechnung in der Lexware Office/lexoffice Belegübersicht.
2. Klicken Sie auf bearbeiten.
   1. 
3. Klicken Sie auf „Weiter zur Vorschau“.
   1. 
4. Klicken Sie auf „Abschließen & speichern“.
   1. 

Mögliche Gründe, warum SepaHeld Ihre Rechnung nicht weiter verarbeitet:

• Sie haben die Zahlungsbedingung noch nicht in SepaHeld oder in Lexware Office/lexoffice angepasst: https://sepaheld.com/faqs/wie-verwalte-ich-zahlungsbedingungen-bei-lexoffice-und-aktiviere-diese-bei-sepaheld/

• Ihr GoCardless Account befindet sich noch im Verifizierungsstatus. Nachdem Sie Ihren GoCardeless Account erstellt haben dauert es in der Regel ein bis zwei Tage bis Ihre Accountprüfung abgeschlossen ist und Sie Ihre ersten Rechnungen einziehen können.

• Sie haben z.B. bei Ihrem Kunden in Lexware Office/lexoffice keine E-Mail-Adresse hinterlegt, sodass wir das Mandat nicht automatisiert anfordern konnten.

• Ihre Rechnung läuft auf einen Sammelkontakt und nicht auf eine individuelle Kundennummer.

• Das Mandat Ihres Kunden wurde noch nicht bestätigt.

Da wir bei Ihrem Kunden erst ein Mandat anfordern müssen, wartet die Rechnung bis zur Mandatsbestätigung. Dies können Sie in der Mandatsübersicht einsehen.

• Ihr Account ist noch nicht vollständig eingerichtet und zeigt Fehler an, z.B. Die Namen stimmen nicht überein: https://sepaheld.com/faqs/fehlermeldung-bitte-korrigiere-deine-daten/

Wenn es zu einem Problem kommt (zum Beispiel wird nur der Gesamtbetrag, anstatt der einzelnen Buchungsvorschläge angezeigt wird) und sie die Auszahlung nochmal erneut übertragen lassen möchten, können Sie dies ganz einfach tun. 

Dazu gehen Sie in Ihrem SepaHeld Account auf “Zahlungen”, dann auf “an ERP übertragen” bei Meldung auf “ja, ich bin mir sicher” klicken. 

Anschließend suchen Sie in Ihrem GoCardless Konto nach der Auszahlungsreferenz (z.B. GoCardless DAUTOMATION-MA2C9H). Jetzt werden Ihnen alle Kontobewegungen dazu angezeigt.

Bei doppelten Kontobewegungen oder Nulleurobuchungen auf „<“ klicken und dann auf Umsatz ausblenden gehen.

Wir können leider keine Buchungen einfach löschen. Deshalb müssen die Nulleurobuchungen/ doppelten Buchungen für die Buchhaltung einfach ausgeblendet werden.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.